Nomina del Preposto: Come Farla + Fac-Simile

Chi è il preposto e perché ora la sua individuazione è obbligatoria

Il prepostoè, secondo l’art. 2, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 81/08, la persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico, sovrintende all’attività lavorativadi altri lavoratori e ne garantisce l’attuazione delle direttive, controllandone la corretta esecuzione. In pratica è il capo squadra, il capo reparto, il caposala: chi sta sul campo e vede, giorno per giorno, come si lavora.

È un punto da chiarire subito: il ruolo di preposto deriva dalle mansioni effettivamente svolte, non dall’etichetta. Chi esercita di fatto poteri di sovraintendenza è preposto anche senza un atto scritto (cosiddetto «preposto di fatto»). Proprio per evitare zone grigie, il legislatore è intervenuto sull’individuazione formale di questa figura.

Cosa ha cambiato il D.L. 146/2021 (convertito in L. 215/2021)

Il D.L. 146/2021, convertito con la Legge 215/2021 ed efficace dal 21 dicembre 2021, ha modificato l’art. 18, comma 1 del D.Lgs. 81/08 introducendo per il datore di lavoro e i dirigenti l’obbligo di individuare il preposto o i prepostiper l’effettuazione delle attività di vigilanza previste dall’art. 19. Non si tratta più di una facoltà: dove esiste un’organizzazione con lavoratori da sovraintendere, il preposto va individuato.

Attenzione alla terminologia: la legge parla di individuazione, non espressamente di «nomina». La differenza è sottile ma importante e la affrontiamo nel prossimo paragrafo, perché è la domanda più frequente che riceviamo dalle aziende. Per un quadro completo delle novità operative dopo il 2021 puoi leggere anche la nostra guida ai nuovi obblighi del preposto.

Nomina formale: serve la lettera? Il fac-simile

La domanda ricorrente è: basta individuare il preposto o serve una lettera di nomina scritta? La norma impone l’individuazione, ma non prescrive una forma sacramentale dell’atto. Ciò non significa che ci si possa accontentare di una designazione «a voce»: in caso di sopralluogo dell’Ispettorato o, peggio, di infortunio, l’azienda deve poter dimostraredi aver assolto l’obbligo. La lettera di nomina scritta, controfirmata per accettazione, è lo strumento più solido per farlo.

Fac-simile di lettera di nomina del preposto

Di seguito una traccia che puoi adattare. Va personalizzata in base all’organizzazione reale dell’azienda (reparto, mansioni, perimetro di vigilanza) e accompagnata sempre dalla formazione obbligatoria.

Una nota pratica: il preposto va anche indicato nel DVR tra i ruoli aziendali del sistema di prevenzione. Se generi il documento con uno strumento digitale come il DVR online, puoi mantenere allineati organigramma della sicurezza, nomine e scadenze formative in un unico posto.

Obblighi di vigilanza attiva del preposto (art. 19)

Il D.L. 146/2021 non ha solo reso obbligatoria l’individuazione: ha potenziato i compiti del preposto, trasformando la vigilanza da passiva ad attiva. Non basta più «controllare»: oggi il preposto deve intervenire. L’art. 19, comma 1, lett. a) impone di sovrintendere e vigilare sull’osservanza da parte dei lavoratori degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di uso dei DPI e, in caso di comportamenti non conformi, di intervenire per modificarli, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza.

In sintesi, gli obblighi rafforzati prevedono che il preposto:

• vigili e intervenga immediatamente sui comportamenti non conformi, impartendo istruzioni di sicurezza;
• in caso di mancata attuazione o persistenza dell’inosservanza, interrompa l’attività del lavoratore e informi i superiori diretti;
• in presenza di deficienze di mezzi e attrezzatureo di condizioni di pericolo, interrompa se necessario l’attività e segnali tempestivamente al datore di lavoro o al dirigente.

Formazione del preposto e aggiornamento (Accordo Stato-Regioni 2025)

La nomina senza formazione è incompleta. La formazione del preposto è disciplinata dal nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, entrato in vigore il 19 maggio 2025, che ha rivisto durata e periodicità rispetto al passato. Le novità principali per chi assume il ruolo di preposto sono due: una formazione iniziale più strutturata e un aggiornamento più frequente.

Il punto più impattante è il passaggio da aggiornamento quinquennale a biennale: cambia in modo strutturale la pianificazione formativa delle aziende. Inoltre, per i preposti la formazione non può essere svolta in e-learning: è ammessa solo l’aula o la videoconferenza sincrona.

Per gli aspetti puramente formativi e di calendario puoi approfondire con la guida quando scade il corso prepostoe l’analisi dell’intero Accordo Stato-Regioni e della scadenza del 24 maggio 2026.

Responsabilità e sanzioni

Il rafforzamento del ruolo si è tradotto in un apparato sanzionatorio più severo, che colpisce sia chi non individua il preposto sia il preposto che non assolve i nuovi compiti.

Va ribadito un principio fondamentale: la responsabilità del preposto non sostituisce né scarica quella del datore di lavoro. Il datore resta titolare degli obblighi non delegabili (a partire dalla valutazione dei rischi e dal DVR) e deve garantire al preposto formazione, poteri e mezzi. Allo stesso modo, anche l’RSPP e il medico competente, dove nominato, hanno ruoli distinti e complementari nel sistema di prevenzione aziendale.

Checklist: come nominare correttamente il preposto

• Mappare i ruoli reali: chi sovrintende di fatto l’attività di altri lavoratori?
• Redigere la lettera di nomina con compiti, perimetro e firma per accettazione.
• Garantire la formazione inizialedi 12 ore e programmare l’aggiornamento biennale.
• Dotare il preposto di poteri e mezzicoerenti con la vigilanza attiva dell’art. 19.
• Inserire il preposto nel DVRe nell’organigramma della sicurezza.
• Tenere traccia delle scadenze, a partire dal termine transitorio del 24 maggio 2026.

Domande frequenti