Riunione Periodica di Sicurezza ex Art. 35: Guida

Cos’è la riunione periodica (art. 35) e quando è obbligatoria

La riunione periodicaè il momento istituzionale, previsto dall’art. 35 del D.Lgs. 81/08, in cui i principali attori della prevenzione aziendale si confrontano sullo stato della sicurezza: andamento degli infortuni, risultati della sorveglianza sanitaria, adeguatezza dei dispositivi di protezione, programmi di formazione e obiettivi di miglioramento. Non è un semplice adempimento burocratico: è lo strumento di governanceche chiude il ciclo della valutazione dei rischi e ne verifica l’efficacia nel tempo.

L’obbligo scatta nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori. Il conteggio è la chiave: la riunione è obbligatoria a partire da 16 lavoratori, mentre nelle realtà fino a 15 non sussiste un obbligo di convocazione ordinaria. Attenzione però: la soglia va riferita all’unità produttiva, non necessariamente all’intera impresa, e nel computo dei lavoratori si seguono i criteri dell’art. 4 del decreto.

E le aziende fino a 15 lavoratori?

Nelle aziende che occupano fino a 15 lavoratori non c’è obbligo di indire la riunione periodica annuale. Tuttavia, l’art. 35 riconosce al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) la facoltà di chiederne la convocazione quando lo ritenga necessario, ad esempio dopo un infortunio significativo o a fronte di nuovi rischi. Anche in assenza di obbligo, molte piccole imprese scelgono di tenere comunque un confronto annuale documentato: è una buona pratica che rafforza il sistema di prevenzione.

Chi deve partecipare (datore/RSPP/medico/RLS)

L’art. 35 individua con precisione i soggetti che devono prendere parte alla riunione. La convocazione spetta al datore di lavoro, ma il confronto è collegiale e richiede la presenza di tutte le figure del sistema di prevenzione.

• Il datore di lavoroo un suo rappresentante: è il soggetto obbligato a indire la riunione e a presentare ai partecipanti i contenuti previsti. La titolarità dell’adempimento resta sua anche se la convocazione materiale è affidata al servizio di prevenzione.
• Il RSPP (responsabile del servizio di prevenzione e protezione), interno o esterno: porta in riunione la lettura tecnica dei rischi e dello stato delle misure di prevenzione.
• Il medico competente, ove nominato: interviene quando è attiva la sorveglianza sanitaria e riferisce sui risultati anonimi e collettivi degli accertamenti sanitari.
• Il RLS o RLST: il rappresentante dei lavoratori (aziendale o territoriale) partecipa portando il punto di vista di chi opera sul campo e verificando l’efficacia delle misure adottate.

La riunione presuppone quindi che l’azienda abbia già nominato queste figure. Se mancano nomine obbligatorie — ad esempio il RSPP o, dove previsto, il medico competente — il problema non è solo la riunione: è l’intera organizzazione della sicurezza a essere carente.

Argomenti obbligatori all’ordine del giorno

L’art. 35, comma 2, elenca i contenuti che il datore di lavoro deve obbligatoriamente sottoporre ai partecipanti. Costruire l’ordine del giorno attorno a questi quattro punti garantisce che la riunione sia conforme:

1. Il documento di valutazione dei rischi: si esamina il DVR aggiornato, le sue eventuali revisioni e la coerenza con le lavorazioni in corso.
2. L’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e i risultati della sorveglianza sanitaria: dati, trend, eventi sentinella e near miss.
3. I criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei DPI: si verifica se i dispositivi di protezione individuale in uso sono ancora adeguati ai rischi.
4. I programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori in materia di salute e sicurezza: stato di avanzamento, scadenze e nuove esigenze (vedi la formazione sicurezza).

Oltre a questi contenuti minimi, la riunione può individuare codici di comportamento e buone prassi per prevenire infortuni e malattie professionali, nonché definire obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva, anche sulla base di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. È il punto di contatto naturale tra l’adempimento di legge e la logica di miglioramento continuo.

Cadenza annuale e casi di richiesta straordinaria

La cadenza minima è annuale: la riunione va indetta almeno una volta ogni anno. Non si tratta però di un appuntamento «a data fissa»: la legge impone di convocarla anche al di fuori della periodicità ordinaria in presenza di variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio.

Tra i casi che giustificano (o impongono) una riunione straordinaria rientrano:

• la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie con effetti sulla sicurezza e sulla salute dei lavoratori;
• modifiche rilevanti del ciclo produttivo, dei macchinari o dei layout che cambiano il profilo di rischio;
• infortuni gravi o ripetuti, oppure esiti della sorveglianza sanitaria che segnalano criticità;
• la richiesta motivata del RLS nelle aziende fino a 15 lavoratori.

Il verbale: cosa deve contenere (fac-simile)

L’art. 35 prevede espressamente che della riunione sia redatto un verbale, messo a disposizione dei partecipanti per la consultazione. Il verbale è la prova documentale che la riunione si è svolta e che sono stati trattati i contenuti obbligatori: in sede di ispezione è il primo documento richiesto, insieme alla convocazione. Ecco gli elementi che un verbale ben fatto dovrebbe contenere.

Un buon verbale non si limita a elencare i presenti: documenta le decisioni e le azioni con responsabili e scadenze. È proprio questo che trasforma la riunione da adempimento formale a leva di miglioramento, e che dimostra in caso di controllo la diligenza del datore di lavoro. Conservare il verbale insieme agli altri documenti — DVR, nomine, attestati di formazione — completa il quadro degli obblighi del datore di lavoro.

Sanzioni per la mancata riunione periodica

Le sanzioni a carico del datore di lavoro sono fissate dall’art. 55 del D.Lgs. 81/08 e si differenziano in base al tipo di violazione. Gli importi sono soggetti a rivalutazione periodica: i valori indicati di seguito hanno funzione orientativa e vanno sempre verificati nella versione vigente al momento della contestazione.

Oltre alla sanzione diretta, la mancata riunione periodica è spesso un campanello d’allarme di un sistema di prevenzione poco presidiato: in caso di infortunio, la sua assenza concorre a dimostrare la carenza organizzativa del datore di lavoro. La riunione periodica si inserisce così nel più ampio quadro normativo aggiornato dalle novità 2026 sulla sicurezzae dal nuovo assetto della formazione introdotto dall’Accordo Stato-Regioni 2025.

Come gestire la riunione periodica senza dimenticanze

Il rischio più frequente non è sbagliare i contenuti, ma dimenticare la scadenza annualeo non avere a portata di mano i dati da portare in riunione (andamento infortuni, scadenze formative, esiti sanitari). Centralizzare documenti, nomine e scadenze in un’unica piattaforma riduce drasticamente questo rischio.

• Alert automatici sulla scadenza annuale e sulle variazioni che richiedono una riunione straordinaria;
• DVR sempre aggiornatoe consultabile da portare al punto 1 dell’ordine del giorno;
• Cruscotto di formazione con scadenze di dirigenti, preposti e lavoratori, pronto per il punto 4;
• Archivio dei verbali con data certa, esibibile in caso di ispezione.

Domande frequenti