La riunione periodica prevista dall'art. 35 del D.Lgs. 81/08 è obbligatoria almeno annualmente nelle aziende e unità produttive che occupano più di 15 lavoratori. È convocata dal datore di lavoro e rappresenta il momento di coordinamento formale tra le figure della prevenzione: datore di lavoro o suo delegato, RSPP, medico competente (quando nominato) e RLS. Se preparata bene, diventa una revisione concreta di rischi, risultati e programma di miglioramento.
Il verbale deve mostrare decisioni, responsabilità e scadenze, non solo presenze e formule standard. La riunione va indetta anche in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione di nuove lavorazioni o tecnologie con riflessi sulla sicurezza.
Chi partecipa e cosa si esamina
L'art. 35, comma 2, individua espressamente l'ordine del giorno minimo. Saltare uno di questi punti è una delle non conformità più frequenti.
| Soggetto | Ruolo nella riunione | Contenuto minimo (art. 35, c. 2) |
| --- | --- | --- |
| Datore di lavoro (o delegato) | Convoca e presiede | Sottopone il DVR all'esame dei partecipanti |
| RSPP | Riferisce su rischi e misure | Idoneità dei mezzi di protezione individuale |
| Medico competente | Riferisce esiti aggregati | Andamento della sorveglianza sanitaria |
| RLS | Porta segnalazioni dei lavoratori | Programmi di informazione e formazione |
Dalla riunione alle azioni
Una riunione efficace si chiude con decisioni operative, non con buoni propositi. Ogni criticità emersa (infortuni, near miss, esiti sanitari, DPI inadeguati, formazione scaduta) va trasformata in un'azione con responsabile, scadenza e indicatore di chiusura. Il verbale, firmato e custodito, è messo a disposizione dei partecipanti; la riunione successiva si apre dal controllo dello stato di avanzamento delle azioni precedenti, così da rendere il processo un ciclo di miglioramento continuo collegato al DVR.
Passi operativi
1. Prepara agenda e dati
Raccogli DVR, andamento infortuni, sorveglianza sanitaria, formazione, DPI, near miss e audit. Invia agenda ai partecipanti con anticipo.
2. Convoca i soggetti obbligati
Invita datore di lavoro o delegato, RSPP, medico competente quando nominato e RLS. Conserva evidenza della convocazione.
3. Discuta rischi e misure
Analizza variazioni organizzative, esiti sanitari aggregati, efficacia DPI e programma di miglioramento. Dai spazio alle segnalazioni RLS.
4. Definisci decisioni operative
Trasforma criticità in azioni con responsabile, scadenza e indicatore di chiusura. Evita impegni generici come migliorare la formazione.
5. Redigi verbale firmato
Riporta partecipanti, documenti esaminati, decisioni e allegati. Fai firmare o approvare il verbale secondo procedura interna.
6. Monitora follow-up
Inserisci azioni in uno scadenziario e verifica avanzamento. Apri la riunione successiva dal controllo delle azioni precedenti.
Domande frequenti
Quando è obbligatoria la riunione periodica?
Almeno una volta l'anno nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori. Va inoltre indetta in caso di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, anche per nuove lavorazioni o tecnologie.
Le aziende fino a 15 lavoratori devono farla?
Non sono obbligate alla riunione periodica annuale; tuttavia il RLS può chiederne la convocazione in presenza di variazioni significative delle condizioni di rischio. Resta comunque consigliata come buona prassi di coordinamento.
Chi deve partecipare?
Il datore di lavoro o un suo rappresentante, il RSPP, il medico competente (quando nominato) e il RLS. La loro presenza e i contenuti minimi sono fissati dall'art. 35, comma 2.
Cosa deve contenere il verbale?
I partecipanti, i documenti esaminati (DVR, dati infortuni, esiti sanitari aggregati, idoneità DPI, formazione), le decisioni assunte con responsabili e scadenze e gli allegati. Il verbale va custodito a disposizione dei partecipanti.
La riunione periodica si può fare in videoconferenza?
Sì, purché siano garantiti l'effettiva partecipazione dei soggetti obbligati, la discussione dei contenuti minimi e la corretta verbalizzazione: la modalità a distanza non riduce gli obblighi previsti dall'art. 35.
Riferimenti normativi
- Art. 35, c. 1 D.Lgs. 81/08
- Art. 35, c. 2 D.Lgs. 81/08
- Art. 35, c. 4 D.Lgs. 81/08
Link correlati
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- Guida: coinvolgere il RLS(guida)
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